İşe Giriş Oryantasyonu: Zorunlu Eğitimler İlk Günden Nasıl Atanır?
İşe giriş oryantasyonu çoğu kurumda iki uçta yaşanıyor: ya ilk gün insan kaynaklarıyla yapılan yarım saatlik bir sohbet, ya da haftalara yayılan ama kimsenin takip etmediği bir belge yığını. İkisinin ortak sorunu aynı: zorunlu eğitimlerin ne zaman verildiği belirsiz kalıyor.
Neden ilk gün önemli?
Yeni başlayan çalışan, eğitimini almadan önce de işini yapmaya başlıyor. Sahaya çıkıyor, sisteme giriyor, müşteri verisine dokunuyor. Eğitim işe girişten haftalar sonra verildiğinde, aradaki dönem kayıtta boşluk olarak kalır.
Bu boşluk normal zamanda kimsenin dikkatini çekmez. Bir iş kazası ya da veri ihlali yaşandığında ise ilk sorulan şey olur: bu kişi o tarihte eğitim almış mıydı?
Oryantasyonda ne olmalı?
İçerik kurumdan kuruma değişir ama iskelet genellikle üç katmandan oluşur:
- Yasal zorunlu olanlar: iş sağlığı ve güvenliği, KVKK farkındalığı, kuruma göre bilgi güvenliği ve etik. Bunlar tercihe bağlı değil.
- Kuruma özgü olanlar: çalışma düzeni, izin ve mesai kuralları, iletişim kanalları, kim neyi onaylar.
- Role özgü olanlar: kullanacağı sistemler, departmanın kendi prosedürleri, sahaya çıkacaksa ekipman kullanımı.
Üçünü tek bir “oryantasyon” paketine yığmak yaygın bir hata. Yasal olanların kaydı ayrı tutulmalı, çünkü denetimde ayrı sorulur.
Atama elle mi yapılıyor?
Uygulamadaki asıl kırılma noktası burası. Yeni çalışan sisteme eklendiğinde zorunlu eğitimleri otomatik atanıyor mu, yoksa birinin hatırlamasına mı bağlı?
Elle yürüyen süreç küçük kadroda çalışır. Ayda üç kişi alıyorsanız kimse atlamaz. Ayda otuz kişi alan, birden fazla şubesi olan ya da sezonluk işe alım yapan bir kurumda ise eksikler kaçınılmaz olarak birikir — ve genellikle en yoğun dönemde birikir.
İkinci soru: atama role göre mi yapılıyor? Sahada çalışan biriyle ofiste çalışan birinin zorunlu eğitim listesi aynı değil. Herkese aynı paketi atamak, hem gereksiz yük hem de gerçekten gerekli olanın gözden kaçması demek.
Tamamlama takip ediliyor mu?
Atamak yetmiyor; tamamlanıp tamamlanmadığı görülmeli. Pratikte işe yarayan kurgu şu:
- Atama işe giriş kaydıyla aynı anda yapılır
- Tamamlaması için makul ama tanımlı bir süre verilir
- Süre dolmadan hatırlatma gider
- Tamamlamayanlar yöneticisinin ekranında görünür — takip İK’nın tek başına yükü olmaktan çıkar
Sık yapılan üç hata
- Oryantasyonu tek seferlik bir gün saymak. Yasal eğitimlerin yenileme tarihleri var; ilk gün verilen eğitim süresi dolduğunda yeniden verilmeli.
- Alt işveren personelini kapsam dışı bırakmak. Sahada çalışan taşeron personel de kayıt gerektirir.
- Kaydı sisteme değil klasöre almak. Islak imzalı form geçerlidir ama aranabilir değildir; denetimde “şu departmanın tamamı” dendiğinde iş büyür.
Özet
İyi kurgulanmış bir işe giriş süreci, ilk gün ne anlatıldığından çok neyin ne zaman atandığı ve tamamlandığının kayda geçmesiyle ilgilidir. Atama otomatikse boşluk oluşmaz; boşluk oluşmazsa denetim bir raporlama işine dönüşür.
Zorunlu eğitimleri işe giriş kaydıyla birlikte otomatik atamak, tamamlamayanları takip etmek ve denetime hazır uyum raporu almak için CampusOnline Business’ın kurumsal eğitim platformunu inceleyebilirsiniz.
İSG eğitimlerinin süre ve yenileme aralıklarını ayrı bir yazıda, kayıt düzeninizi test edebileceğiniz kontrol listesini ise denetime hazırlık yazısında bulabilirsiniz.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Kurumunuza özel yükümlülükler için iş güvenliği uzmanınıza danışın.
